Buďte pilotem svého života

Coby dlouholetý nadšenec do témat produktivity a time managementu jsem v tažení za lepší sebe-organizací vyzkoušel různé metody řízení času a nespočetně nástrojů. Ze všech metodologií mi nejblíže bylo Getting Things Done (GTD), o kterém jsem svého času zapáleně psal a stěžejními principy (inbox, weekly review) se řídím dodnes. Konkrétně GTD se mi ale nikdy nepodařilo prosadit v celé šíři do své každodenní reality, a tak se u mne dle momentální vůle střídala období, kdy jsem podrobně plánoval svůj čas, a ta, kdy jsem fungoval spíše intuitivně. Já sám jsem – a zejména pak mé okolí – pozoroval velký rozdíl v koncentraci, efektivitě a zvládání svých emocí při střídání těchto fází. 

Před zhruba rokem se v důsledku mého říkání „ano“ na vše zajímavé seběhlo vícero projektů, z nichž některé vyžadovaly enormní energetické investice, rychlé učení se a vykročení ze zóny sebejistoty. Měl jsem na svých bedrech naloženo víc, než by bylo možné za předpokladu 100% efektivity zvládnout, jenže kvůli absenci rozumné prioritizace a plánování času jsem nezvládl ani to, co bych mohl a měl. Původní zápal se proměnil ve frustraci, destruktivní náladu a podražené sebevědomí. V negativní spirále jsem se rozhodl navštívit i psychologa, ve vidině pomalého procesu nápravy jsem ale došel k tomu, že momentálně budu sám sobě nejlepším terapeutem. 

Sám sobě jsem naordinoval léčbu v podobě revize svého života. Nakreslil jsem si myšlenkovou mapu svého života, dlouhodobých cílů a rolí, které k jejich dosažení potřebuji. V pracovní části mind map z rolí vyplynulo užší zaměření, které mi pomohlo cíleně říkat „ano“ nebo „ne“, a tlumit tak následky nepromyšleného nadšení. Toto vše se stalo v době, kdy jsem začínal spolupracovat s Clever Minds. Filosofie i zpracování produktů mi bylo sympatické, vždy jsem se ale považoval spíše za „elektronického“ člověka. Ve svém přesvědčení se ale snažím používat produkty svých klientů, a tak jsem to napoprvé zkusil s Pilotem. Pilot se mi z nabídky nejvíce zamlouval díky tomu, že dobře zrcadlil role a priority z mé myšlenkové mapy. To pro mne bylo nejdůležitějším argumentem – potřeboval jsem nástroj, který mi pomůže přenést svou osobní strategii do každodenní taktiky. 

Pilot se mi z nabídky nejvíce zamlouval díky tomu, že dobře zrcadlil role a priority z mé myšlenkové mapy.

Pilot plus – nedatovaný plánovací diář

S dopsaným Pilotem jsem přešel k Pilot Plus, který mi vyhovuje více pro svou flexibilitu. Pilot Plus je pro mne framework, který mi umožňuje řešit momentální problémy. Pomohl mi dostat se z této negativní spirály díky tomu, že jsem ho začal používat jako minimalistický deník. Jindy mi zase pomohl sledovat svou energetickou křivku, a podle toho si uzpůsobit organizaci dne. Použil jsem ho pro každodenní budování nových návyků i sledování vývoje zdravotních problémů. 

Uvědomuji si, že toto vše se mi podařilo především díky sebeuvědomění a práci s nastavením mysli, nicméně Pilot je pro mne nástrojem, který mi napomohl tuto „osobní strategii“ promítnout do každodenní reality, zatímco kdykoliv dříve jsem právě v tomto bodě selhal. Stejně tak vím, že jsem vyřešil věci především na povrchu nebo jeho blízkosti, ale v jádru se sebou potřebuji dále pracovat. Nijak tak neshazuji význam ani práci psychologů; jen moje tehdejší zakázka potřebovala expresní vyřízení.

Jak plánuji s Pilot Plus

Slib na úvodní stránce Pilota nepoužívám z praktických důvodů, protože o diáři často vyprávím a ukazuji jej dalším lidem. Navíc jsem tento slib proměnil do zmíněné mindmapy, ke které se často vracím. Stejně tak nevyužívám úvodní kalendář, který mám v Google cloudu. 

Týdenní přehled: strategie

Týdenní přehled je pro mne stěžejním nástrojem. V levé části pracuji se svými rolemi – ve své firmě mám roli specialisty (pracuji na konkrétních projektech), operativní (řeším fungování firmy) a strategickou (řeším směřování firmy). Osobní role pak řeším v pravé části přehledu. V levé části mám projekty rozdělené dle svých rolí, oddělené tučnou čárou. U projektů používám třípísmenné zkratky, důvod je prozaický – zkratky mi slouží zároveň jako jména složek, projektů v Trellu nebo Jiře, ve výkazech času. 

U každého projektu pak uvádím milníky, kterých chci v daném týdnu dosáhnout – buď s pomocí někoho dalšího (pak k nim píšu konkrétní jméno kolegy), nebo sám (připisuji den, kdy chci úkol řešit). Top 3 nutně nekorelují s projekty níže; jsou to tři odpovědi na otázku – díky kterým třem hotovým věcem se na konci týdne budu cítit spokojený? Vycházím zde z toho, že mne frustruje nikoliv množství věcí, ale množství nedořešených věcí. A vzhledem k tomu, že nikdy nejde vyřešit všechny, snažím se najít alespoň tři, díky jejichž vyřešení budu spokojený. Cíl týdne pak proto zpravidla už nepoužívám, protože jej definuji zde. 

Aktivity využívám různě v čase. Někdy zde skutečně plánuji, které dny vyrazím do kanceláře na kole nebo si vyhradím čas na čtení. Častěji je ale využívám spíše pro sledování toho, jak jsem se cítil daný den z hlediska energie či jak kvalitní spánek jsem měl. Jistý čas mne trápila permanentní bolest hlavy, a tak jsem tento prostor využíval pro každodenní sledování toho, jak jsem bolest vnímal na škále 0 – 5. Sledování vývoje mi pak posloužilo jako solidní podklad pro řešení problému s lékaři. 

Plán na další týden připravuji se železnou pravidelností každou neděli navečer. Na začátku bylo těžké se přesvědčit k řešení práce o víkendech, které se snažím udržovat nepracovní, nicméně v pondělním nutkání pustit se do úkolů nikdy svůj týden nenaplánuji takto pečlivě – a především s potřebným odstupem, který zajišťuje, že se věnuji prioritám v souladu se svými cíli.

Denní přehled: realizace

Tento přehled je pro mne každodenním bitevním plánem. V záhlaví každého dne mám maximálně tři úkoly, které vycházejí z výše zmíněných milníků; tím se snažím dosáhnout toho, abych maximum z těchto milníků během týdne splnil. Nejdůležitější je ale pro mne úkol v řádku, který se táhne celým týdnem: je to první věc, které se daný den věnuji. Předtím, než otevřu e-mail, Slack, Trello a další. Snažím se pěstovat hlubokou práci, zejména ráno a dopoledne, kdy jsme ve firmě záměrně zrušili veškeré meetingy (vyjma pětiminutovky s týmem pro sladění priorit dne). Během těchto bloků hluboké práce odkládám telefon a buď vypínám všechny aplikace pro komunikaci, nebo se úplně přepínám do offline režimu, notifikace mám pak vypnuté permanentně. 

S bloky pro hlubokou práci plánuji předem a zanáším je do okénka kalendáře daného dne. Bloky mají jasný účel: mají mi pomoci splnit tyto, maximálně čtyři klíčové úkoly dne, efektivně a s maximálním soustředěním. Mezi těmito bloky pak řeším drobné, taktické úkoly, případně mám schůzky a hlavně se snažím průběžně doplňovat energii.

Tři políčka pod seznamem taktických úkolů jsou pro mne oním, v úvodu zmiňovaným frameworkem a jejich použití se velmi liší podle toho, co momentálně řeším.

Zhodnocení týdne

Od psaní mini deníku jsem se posunul ke klasickému deníku, protože benefity této činnosti jsou pro mne obrovské. Týdenní reflexi dnes používám spíše jako abstrakci toho, co jsem si během týdne zapsal do deníku, v podobě plusů a mínusů ve svých osobních a pracovních rolích.

Rok s Pilotem

Zápas za dosažení nejlepší verze sebe sama nikdy nekončí, a tak mne dnes Pilot doprovází zase v jiných výzvách. Cítím, že jsem za poslední rok urazil velký kus cesty v nastavení své mysli a změně způsobů práce. Toto vše jsem si samozřejmě odpracoval sám, Pilot mi ale pomohl proměnit velké cíle do každodenních úkolů a strukturovaně je plnit. To se žádnému jinému nástroji předtím nepodařilo.